Você é um administrador ou um gestor? Qual o papel da contabilidade na sua empresa? Como tudo isso funciona no dia a dia? Neste artigo, vamos esclarecer essas questões.
Administração Financeira para Pequenas Empresas
A administração financeira para pequenas empresas refere-se às rotinas diárias que envolvem o financeiro, como:
Controle de caixa;
Pagamentos;
Emissão de notas fiscais;
Recebimentos;
Fluxo de caixa;
Registros;
Controle de saldos;
Envio de documentos para a contabilidade (se houver – abordaremos isso mais adiante).
Essas são atividades e rotinas comuns, muitas vezes realizadas pelo próprio empreendedor na chamada "EUempresa". Contudo, à medida que a empresa cresce, o volume e a complexidade dessas tarefas aumentam.
Exemplos:
Emitir 3 notas fiscais por semana é diferente de emitir 30.
Registrar 5 vendas por dia não é o mesmo que registrar 35.
No início do negócio, cada empreendedor desenvolve sua própria forma de fazer registros. Alguns, infelizmente, nem sequer os fazem.
O fato é que os registros são uma base de gestão financeira de qualquer empresa. Por isso, insistiremos muito nesse ponto ao longo da série.
Comece da sua maneira, mas, mais adiante na série, discutiremos formas mais eficientes de realizá-los.
Quando você precisar de ajuda e decidir delegar tarefas, provavelmente será necessário passar boa parte dessas atividades para outra pessoa. Geralmente, os empreendedores mantêm sob sua responsabilidade o controle do banco e do fluxo de caixa, por desconfiança inicial em relação à equipe. E tudo bem, isso é normal.
Porém, ao delegar, padronize essas atividades para que você possa ensinar corretamente, tenha segurança e obtenha as informações necessárias para fazer a sua gestão financeira , que abordaremos no próximo item.
Gestão Financeira para Pequenas Empresas
Esta é uma responsabilidade que será sua por muito tempo: a gestão financeira.
Ela envolve uma análise das informações coletadas e a definição de ações estratégicas, como:
Estabelecimento de metas de vendas;
Planejamento de investimentos;
Avaliação da previsão do negócio;
Desenvolvimento do planejamento estratégico;
Definição de taxas de markup e precificação.
Essas análises são baseadas em registros feitos durante a administração financeira e transformadas em informações úteis (exploraremos esses processos com mais profundidade nos Passos 7 e 8 da série).
Talvez você já realize algumas dessas análises, mas ainda tenha algumas dúvidas. Não se preocupe! No decorrer da série, tudo ficará claro.
Mesmo que sua empresa cresça e você contrate um gestor financeiro, algumas análises e decisões sempre serão de sua responsabilidade. A saúde financeira da empresa é algo que nunca deve ser totalmente delegada.
Financeiro Contábil para Pequenas Empresas
Primeiro, é importante entender que a contabilidade tem o objetivo de monitorar e analisar o patrimônio da empresa e informar o governo para fins de tributação. E para as grandes como as S.A. o papel e a responsabilidade é muito maior, pois além do governo existem os acionistas e o mercado.
Como o nosso foco são as pequenas empresas não iremos aprofundar sobre assuntos que neste momento não fazem parte das suas rotinas.
Vamos analisar isso em diferentes ciclos de vida de uma empresa:
1. Ciclo Inicial: Transformando uma ideia em negócio Nesta fase, ainda não existe um negócio consolidado, apenas uma ideia que precisa ser testada no mercado. Aqui, não é obrigatório ter um CNPJ, a menos que você forneça produtos ou serviços para outras empresas, ou que exija a emissão de nota fiscal.
2. Amadurecimento do Negócio Se a ideia foi validada e o negócio está operando há pelo menos 6 meses, é hora de ajustar e focar no crescimento da carteira de clientes.
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Aqui, pode ser necessário abrir um CNPJ, como MEI, empresa individual ou LTDA.
MEI: Não exige contabilidade, mas exige o pagamento mensal do DAS e a declaração anual de faturamento.
Empresa individual ou LTDA: Exige contabilidade para apurações fiscais e envio de declarações obrigatórias.
As empresas enquadradas no Simples Nacional têm tributação pré-definida com base no faturamento total. Já regimes como Lucro Presumido e Lucro Real exigem cálculos contábeis mais complexos. Ambas precisam de um contador.
Conforme a empresa cresce, suas responsabilidades fiscais aumentam, exigem balanços patrimoniais e outras obrigações contábeis.
Diferenças Entre Administração Financeira e Contabilidade
A contabilidade possui uma forma de registro baseada no fato gerador , diferente da administração financeira, que considera as entradas e saídas de caixa .
Exemplos:
Conta de luz: Na administração financeira, o registro ocorre na data do pagamento. Na contabilidade, considera-se o mês do consumo (normalmente o mês anterior).
Vendas parceladas: No fluxo de caixa, os valores são registrados conforme os recebimentos. Na contabilidade, registra-se o valor total na data da venda.
Avalie com cuidado ao abrir um CNPJ, escolha o tipo adequado para sua empresa e consulte um contador com visão de gestão.
No dia a dia, você (ou sua equipe) cuidará da administração financeira, enquanto você será responsável pela gestão financeira. Já o contador é o encarregado do financeiro contábil.
Conclusão
Tanto a administração financeira para pequenas empresas, a gestão financeira e o financeiro contábil são fundamentais para a saúde de qualquer empresa, conforme o seu porte ou ciclo de vida, cada um tem seu papel no dia a dia da empresa:
A administração financeira cuida das operações diárias e dos registros que garantem o funcionamento básico e devem fazer parte desde o início da empresa.
A gestão financeira transforma esses registros em análises e decisões estratégicas que impulsionam o crescimento e a sustentabilidade do negócio que também são necessários inclusive para definir se a ideia de negócio é viável ou não.
O financeiro contábil garante que as obrigações fiscais e patrimoniais sejam cumpridas corretamente, fornecendo dados estruturados para tomadas de decisão de longo prazo que são de responsabilidade do Contador e que são mais simples para as empresas pequenas e vão se tornando mais complexas para as grandes empresas.
Entender o que cada um significa é importante para estruturar as rotinas financeiras da tua empresa e não é apenas uma questão de organização, mas também de estratégia para o crescimento da mesma.
A integração entre eles é o que garante que sua empresa esteja preparada para crescer de forma sustentável, com processos claros e decisões embasadas.
Lembre-se: a gestão financeira eficaz começa com registros consistentes, passa por análises estratégicas e se conecta à contabilidade para construir um negócio forte e próspero.
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