Ser responsável por um processo na empresa é uma grande responsabilidade e desafio. Independente da área de atuação, a primeira ação que um gestor precisa realizar é desenhar o Mapa do Processo que está sob sua responsabilidade.
Vamos explorar os 7 itens básicos para definir um Mapa de Processo, a ferramenta essencial de qualquer gestor.
Processo é transformação
E para esta transformação acontecer são necessárias condições adequadas e atingir o resultado esperado.
Para isso o Mapa de Processo precisa ter pelo menos 7
itens básicos para esta transformação acontecer:
Entradas
Atividades
Saídas
Resultados esperados
Responsáveis
Análise de riscos e protocolos de ação
Documentos complementares
Vamos ver o papel de cada um no Mapa de Processo e sua importância para o Gestor.
1. Entradas
As entradas são tudo o que precisamos para iniciar nossa transformação. Podem ser informações, registros, insumos, matérias-primas, etc. Cada entrada tem um fornecedor e um requisito (forma como deve ser entregue).
O gestor deve definir claramente quais são suas entradas, quem as fornece e quais os requisitos, ou seja, como precisa receber as entradas para iniciar o processo. Muitos problemas do processo podem surgir de entradas inadequadas, causando paradas de atividades, retrabalho e até problemas no resultado final. As entradas também definem a inter-relação dos processos internos da empresa.
2. Atividades
O que fazer com as entradas? Transformá-las nos resultados que o processo deve entregar. Esta transformação acontece através de atividades.
Uma lista das atividades e suas inter-relações já define como é feita a transformação. Aqui, o gestor e seu time podem detalhar cada atividade em fluxogramas. Embora não seja necessário para o mapa, é uma boa prática para a análise da produtividade. A definição das atividades e suas inter-relações define claramente o fluxo de trabalho do processo e serve de base para o gestor definir as competências do seu time. Este é um ponto chave para ajustes e melhorias do processo.
3. Saídas
As saídas são os produtos ou serviços gerados pela transformação do processo.
A exemplo das entradas, cada saída possui um cliente e um requisito de entrega.
Assim sabemos claramente o que, para quem e como devemos entregar nosso produto ou serviço. Também define a inter-relação de processos.
4.Resultados Esperados
Os resultados esperados estão relacionados à medição da eficácia e eficiência do processo, incluindo a entrega de valor à empresa. São os indicadores e KPIs do processo.
Essas informações são importantes para o planejamento de melhorias por parte do gestor do processo.
5.Responsáveis
Assim como as entradas e saídas têm "donos", as atividades realizadas e a medição dos resultados também precisam ter responsáveis.
É importante definir, além do responsável pela execução, o grau de responsabilidade e autonomia de cada membro do time.
6.Análise de riscos e protocolos de ação
Todo processo possui riscos de parada, seja por falta de luz, por falta de internet, por falta de pessoal, por problemas adversos que podem acontecer.
Além de paradas de processo, podem haver situações que gerem melhorias nos processos, pois os riscos (aquilo que pode vir acontecer), podem ser positivos ou negativos.
O importante é o Gestor ter ações definidas para a realização das atividades e tomada de ação quanto aos riscos negativos, e talvez um plano de ação para os riscos positivos.
7.Documentos complementares
Em alguns processos, são necessários documentos complementares para a realização de atividades, como manuais, agendas de entrega, horários de funcionamento de outros processos, etc.
Geralmente, são informações geradas e de responsabilidade de outros processos, até mesmo fornecedores ou clientes. É importante definir quais são, como e quando utilizar.
Você já desenvolveu seu Mapa de Processo?
O Mapa do processo, além de ser a representação de como funciona o processo é ferramenta básica para treinamento do time e proporciona ao Gestor definir claramente seus indicadores e KPI´s.
Quer saber mais como fazer o Mapa do Processo passo a passo e como utilizá-lo para fazer a Gestão do Processo? Temos 2 dicas:
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