Muito se fala em organizar uma empresa, mas na verdade o que precisa ser feito é sua estruturação. Um empresa organizada gera eficiência, a estruturação fornece a base sólida necessária para que a empresa cresça de forma estável e organizada.
Estruturar uma empresa envolve definir claramente suas diretrizes, funções, processos e mecanismos de controle que irão sustentar o crescimento do negócio. Vamos ver os 7 passos básicos par tua empresa se estruturar e crescer de forma sustentável.
Por que a Estruturar a Empresa é Importante?
Alinhamento Estratégico: Uma estrutura clara garante que todos os processos e equipes trabalhem em direção aos mesmos objetivos.
Escalabilidade: Com uma estrutura bem definida, sua empresa está preparada para crescer sem desorganização ou confusão.
Tomada de Decisão: A estrutura hierárquica e a definição de autonomia e responsabilidades facilitam a tomada de decisões e o fluxo de comunicação entre os níveis da empresa.
Por que Estruturar Vem antes de Organizar?
É importante destacar a diferença entre Organização e Estrutura Organizacional já que ambos os termos são frequentemente usados, muitas vezes de forma equivocada. No entanto, eles se referem a aspectos distintos do processo de gestão e operação de uma empresa. Vamos ver o que significa cada um e depois vamos indicar os 7 passos para estruturar uma empresa.
1. Estruturar uma empresa:
Estruturar uma empresa diz respeito à criação de sua base organizacional, ou seja, à definição das fundações necessárias para que ela funcione de maneira eficiente.
A estrutura refere-se à forma como a empresa é organizada em termos de diretrizes, responsabilidades, recursos e processos-chave.
Esse processo envolve decisões estratégicas de longo prazo sobre como a empresa se organizará para definir sua personalidade e atingir seus objetivos.
Em resumo, estruturar a empresa é definir os alicerces da organização: qual será o formato e quais recursos e competências ela precisará para começar a operar e crescer de maneira eficiente.
2. Organizar uma empresa:
Já organizar a empresa envolve otimizar a operação da estrutura que foi criada. Após ter uma estrutura definida, a organização diz respeito a colocar essa estrutura para funcionar da melhor maneira possível.
Em outras palavras, é como as coisas são feitas dentro da estrutura previamente desenhada, garantindo que os recursos sejam usados de forma eficiente.
Em resumo, organizar a empresa é o processo de transformar a estrutura definida em uma operação funcional, onde os processos são ajustados, os recursos são bem alocados e as equipes trabalham de forma coordenada para atingir os objetivos da empresa.
Resumindo:
A estruturação é o planejamento inicial, o design da arquitetura da empresa.
A organização é o ajuste contínuo e a execução eficiente dessa estrutura no dia a dia da operação.
Esses dois processos são complementares e fundamentais para o sucesso de uma empresa, sendo que a estrutura vem primeiro, pois sem uma base sólida, a organização não pode ser otimizada de forma eficaz.
Os 7 Passos para Estruturar Uma Empresa
Definir o Propósito, Missão, Visão e Valores
Antes de qualquer coisa, uma empresa precisa de uma base filosófica sólida, ou seja, a definição da sua personalidade. Defina seu propósito, sua missão, a visão e os valores.
A empresa também pode definir suas políticas, ou seja, a orientação de como agir em relação aos fornecedores, meio ambiente, qualidade, contratações, etc.
A cultura organizacional pode ser um item interessante de se trabalhar aqui.
Desenhar a Estrutura Organizacional
Definir o macro fluxo dos processos da empresa e suas interrelações, identificando os processos chaves, os de recursos e os processos interdisciplinares.
A definição da hierarquia, responsabilidades e autonomias para a tomada de decisões também é um item importante. Mesmo para pequenas empresas, é importante estabelecer essa estrutura.
Estabelecer Funções e Responsabilidades
Cada membro da equipe deve ter uma função clara dentro da estrutura. A definição das responsabilidades e autonomia de cada posição assegura que todos saibam quem responde a quem e com base no macrofluxo entendam qual a sua contribuição para os resultados da empresa e na entrega de valor ao cliente..
Definição dos Mapas de cada Processo
O mapa de processos é uma ferramenta gerencial, onde são definidas as atividades, os indicadores e KPI´s, e os recursos humanos, além da análise de risco de cada processo
Atenção: não confunda mapa de processo com fluxograma de atividades, o fluxograma está relacionado a organização e não à estrutura.
Definir Indicadores de Desempenho Gerais
Além dos Kpi´s dos processos a empresa precisa definir como o desempenho geral será medido, analisado, qual a periodicidade da análise e quem serão os responsáveis. Estes Kpi!s gerais podem ser alterados conforme o Planejamento Estratégico da empresa.
Criar Mecanismos de Controle
Estruturar é também garantir que a empresa se mantenha no rumo certo. Estabeleça processos de auditoria interna, revisões periódicas de desempenho e outros mecanismos de controle, algo além dos KPI´s.
Adaptar a Estrutura Conforme o Crescimento
A estrutura inicial não será a mesma para sempre. À medida que sua empresa cresce, você precisará adaptá-la, criando novos processos e funções.
Conclusão: A estruturação da empresa não só fornece uma base sólida, mas também facilita o crescimento e a eficiência. Seguindo esses passos, você poderá construir uma estrutura que suporte sua visão de longo prazo e garanta a sustentabilidade do negócio.
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